С 1 сентября переходим на электронные перевозочные документы

Уважаемые клиенты и партнёры! С 1 сентября 2026 года «ПРОТЭК» переходит на работу с электронными перевозочными документами в соответствии с новыми требованиями законодательства.

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ предусматривает обязательное оформление отдельных перевозочных и экспедиторских документов в электронном виде. Обмен ими осуществляется через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД с передачей сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Что изменится с 1 сентября 2026 года: при перевозках, на которые распространяются новые требования, документы будут формироваться, подписываться и передаваться в электронном виде.

Бумажное оформление сохранится только в случаях, прямо предусмотренных законодательством.

Какие документы переходят в электронный формат

Электронная транспортная накладная ЭТрН при автомобильной перевозке груза.

Электронный заказ или заявка Документ, фиксирующий условия будущей перевозки.

Экспедиторские документы Поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки.

Документы для других видов транспорта Железнодорожная и грузовая накладные в предусмотренных законом случаях.

Что это значит для клиентов и партнёров «ПРОТЭК»

Для своевременной отгрузки и приёмки товаров участники перевозки должны быть готовы работать с ЭПД. Электронный документ последовательно подписывают стороны, участвующие в перевозке: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель — в зависимости от роли и этапа доставки.

В рамках одной перевозки не предусмотрено одновременное использование бумажного и электронного форматов. Если перевозка оформляется в электронном виде, все её участники должны работать в едином электронном контуре.

Что вам нужно сделать

Чтобы отгрузка и приёмка товара проходили без задержек, выполните следующие действия:

Свяжитесь со своим оператором ЭДО. Уточните, поддерживает ли ваш тариф работу с электронными перевозочными документами и передачу данных в ГИС ЭПД. Обычного подключения к ЭДО может быть недостаточно — у некоторых операторов транспортный документооборот подключается как отдельный сервис или модуль.

Подключите работу с ЭПД. Если транспортный модуль ещё не активирован, заключите договор с аккредитованным оператором ИС ЭПД или подключите соответствующую услугу у действующего оператора.

Назначьте ответственных сотрудников. Определите, кто будет получать и подписывать документы при оформлении заказа, перевозке и приёмке товара. Передайте этим сотрудникам инструкции и обеспечьте им доступ к сервису.

Оформите электронные подписи и доверенности. Проверьте наличие действующих сертификатов электронной подписи. Для сотрудников, подписывающих документы от имени организации, при необходимости оформите машиночитаемые доверенности.

Проверьте реквизиты. Убедитесь, что в системе корректно указаны ИНН, КПП, юридическое наименование, адрес грузополучателя, контакты ответственного сотрудника и сведения о подразделении, принимающем товар.

Сообщите данные вашему менеджеру «ПРОТЭК». До первой перевозки с ЭПД уточните порядок обмена документами и передайте менеджеру сведения, необходимые для идентификации вашей организации у оператора.

Проверьте готовность до отгрузки. Убедитесь, что ответственный сотрудник видит входящие документы, может подписать их и будет доступен в день доставки. Это поможет избежать задержки выдачи или приёмки груза.

Если вы не знаете, подключён ли у вас транспортный ЭДО: обратитесь в службу поддержки вашего оператора и задайте вопрос о возможности обмена ЭТрН через ГИС ЭПД.

Если ваша организация ещё не использует ЭДО, выберите оператора из официального реестра ФНС России и заранее пройдите подключение.

Подготовьтесь заранее

Законодательством не установлен дополнительный переходный период после 1 сентября 2026 года. Неготовность одной из сторон к обмену ЭПД может привести к задержкам при оформлении перевозки, отгрузке или приёмке товара.

Просим заранее проверить техническую готовность вашей организации и назначить сотрудников, ответственных за работу с электронными перевозочными документами.

Преимущества электронного формата

быстрый обмен документами между участниками перевозки;
меньше ручного ввода данных и связанных с ним ошибок;
прозрачное отслеживание этапов оформления перевозки;
оперативный доступ к подписанным документам;
удобное хранение и поиск документов в электронном архиве.

Остались вопросы?

По вопросам оформления поставок и обмена документами обращайтесь к вашему менеджеру «ПРОТЭК».

+7 (383) 383-50-14
zakaz@pro-tek.pro

Полезная информация:

Ответы Минтранса России на вопросы о переходе на ЭПД

Операторы информационных систем ЭПД на сайте ФНС России

Вернуться назад